Office unterwegs: Tipps für das Arbeiten mit dem Smartphone

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Office unterwegs: Tipps für das Arbeiten mit dem Smartphone

Nie war die Arbeitswelt digitaler und flexibler als heute. Immer mehr Menschen arbeiten im Home-Office, Meetings finden vermehrt online statt und der

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Nie war die Arbeitswelt digitaler und flexibler als heute. Immer mehr Menschen arbeiten im Home-Office, Meetings finden vermehrt online statt und der Arbeitsplatz ist längst kein fester Standort mehr. Neueste Technologien ermöglichen immer mehr Variabilität im Arbeitsalltag – so auch Smartphones. Dieser Beitrag erklärt, wie effektives Arbeiten mit dem ständigen digitalen Begleiter möglich ist.

Office-Apps für das Arbeiten mit dem Smartphone

Der klassische Bürojob kommt ohne gängige Office-Software kaum aus. Viele halten ihren Computer daher für die einzige Möglichkeit, ihrer beruflichen Tätigkeit nachzugehen. Die verschiedenen Microsoft-Angebote gibt es allerdings auch für das Smartphone.

Office für Smartphones

Wer Office-Applikationen für das Smartphone nutzen möchte, findet diese in vielen Fällen bereits vorinstalliert auf dem Gerät. Andernfalls besteht die Möglichkeit, die einzelnen Programme wie Word, Excel und PowerPoint separat herunterzuladen oder die allgemeine Office-App zu verwenden, die alle Programme integriert. Die Nutzung der Office-App ist vergleichsweise eingängig und intuitiv. Die Nutzungsoptionen sind weitestgehend auf die gängigsten Elemente beschränkt, was Übersichtlichkeit schafft. Wer die Office-Programme bereits vom PC kennt, wird sich schnell zurechtfinden.
Dennoch ist die Bearbeitung und Erstellung komplexer Dokumente bei Weitem nicht so bequem wie bei einem klassischen Computer. Auf den kleinen Bildschirmen kann das Arbeiten zudem schnell anstrengend werden. Dies eignet sich daher im Besonderen für dringliche Aufgaben oder kurzweilige Arbeitsaufträge, die unterwegs erledigt werden möchten.

Woher bekomme ich Office?

Das Office-Paket ist teuer. Zur Nutzung der Apps ist ein Microsoft-Account erforderlich, der eine Berechtigung zur Verwendung der Programme aufweist. Für Schüler oder Studenten wird das Office-Paket häufig von der jeweiligen Bildungseinrichtung kostenlos zur Verfügung gestellt. Andernfalls ist es der Arbeitgeber. Moderne Unternehmen setzen dabei oft auf die Möglichkeit, dass sie Office gebraucht kaufen und so Geld sparen. Allgemein kann das Office-Paket entweder im Rahmen eines Abonnements oder als Kaufversion erworben werden. Die jeweilige Entscheidung hängt stark von der Nutzungsintensität ab.

Effektives Arbeiten am Smartphone

Das Arbeiten am Smartphone bringt gewisse Risiken mit sich, gerade dann, wenn das private Handy genutzt wird. Durch den ständigen Begleiter fällt es vielen schwer, abzuschalten und die Arbeit vom Privatleben zu trennen. Drei konkrete Tipps helfen, auch am Smartphone produktiv und effektiv zu arbeiten.

Klare Regeln setzen

Bei der Nutzung eines privaten Smartphones ist es äußerst wichtig, sich und anderen verbindliche Regeln zu setzen und diese bei Bedarf deutlich zu kommunizieren. Aufträge sind nur innerhalb der Arbeitszeit zu erledigen und sollten nicht in die Freizeit hineinfallen. Ebenso sollte die Arbeitszeit auch als solche verstanden und etwa nicht von privaten WhatsApp-Nachrichten überdeckt werden. Es ist wichtig, sich selbst und dem Arbeitgeber klare Grenzen zu setzen, andernfalls fällt das Abschalten im privaten Raum schwer und die Produktivität leidet ebenso wie die Work-Life-Balance.

Benachrichtigungen kontrollieren

In den Einstellungen von Smartphones besteht die Möglichkeit, die eingehenden Benachrichtigungen genau zu verwalten. Statt das Gerät ganz stumm zu schalten, können hier einzelne Apps gezielt ausgewählt werden. So können Nutzer, je nach Arbeits- oder Freizeit, leicht anpassen, welche Benachrichtigungen sie sehen möchten und welche nicht. Störende Ablenkungen lassen sich auf diesem Wege leicht vermindern.

Arbeitshandy verwenden

Letztendlich erweist sich die Nutzung eines gesonderten Arbeitshandys als effektivste Lösung, um die Trennung zwischen Arbeitswelt und privatem Raum zu meistern und um möglichst ohne Ablenkungen zu arbeiten. Einige Arbeitgeber stellen ihren Mitarbeitern ein solches Smartphone bereits zur Verfügung. Mit den richtigen Argumenten lässt sich hier an vielen Stellen gut verhandeln. Gerade in Berufen, die einen hohen Kommunikationsanteil aufweisen oder bei denen eine schnelle Reaktion vonnöten ist, können von einem Arbeitshandy ungemein profitieren.